Blog Progity.com

Podnikový IS na míru: kdy se vyplatí oproti ERP „z krabice“


Podnikový IS na míru vs ERP z krabice

Ve chvíli, kdy firma začne narážet na limity tabulek, e-mailů a několika nespojených nástrojů, přichází obvykle otázka, co dál. Někdy pomůže hotové ERP řešení, jindy už ale dává větší smysl informační systém na míru, který se přizpůsobí reálnému fungování firmy místo toho, aby se firma musela přizpůsobovat systému.

Právě tehdy začíná být aktuální vývoj informačního systému na míru. Rozhodnutí ale nebývá jen o funkcích. Důležité je i to, jak dobře systém podporuje procesy, jak se propojuje s dalšími nástroji, kolik stojí jeho úpravy, provoz a další rozvoj a zda firmě skutečně pomůže omezit ruční práci, chaos a chybovost.

Při porovnání ERP z krabice a informačního systému na míru je navíc dobré nesledovat jen pořizovací cenu. Velkou roli hraje i to, kolik firma zaplatí za licence, moduly, integrace, servis a kolik času ztrácí kvůli omezením systému nebo neefektivním procesům okolo něj.

V tomto článku si ukážeme, kdy se informační systém na míru vyplatí, kdy může být naopak správnou volbou hotové ERP, jaké jsou hlavní rozdíly a podle čeho poznat, která cesta bude pro vaši firmu rozumnější technicky, provozně i finančně.


Co je informační systém na míru a co je ERP „z krabice“

ERP z krabice je hotové podnikové řešení určené pro širší skupinu firem. Obvykle pokrývá základní oblasti jako obchod, sklad, fakturaci, účetnictví, výrobu nebo plánování. Výhodou je rychlejší nasazení a předem připravená struktura funkcí.


Informační systém na míru je naopak řešení navržené podle konkrétních potřeb firmy. Může zahrnovat vlastní logiku procesů, interní workflow, schvalování, různé role uživatelů, integrace na další systémy, automatizace i specifické moduly, které hotové ERP neumí bez kompromisů nebo velmi drahých úprav.


Hlavní rozdíl tedy není jen v tom, zda je systém „hotový“ nebo „vyvíjený“. Zásadní je, zda se firma přizpůsobuje systému, nebo se podnikový informační systém na míru přizpůsobuje firmě.


Kdy dává smysl ERP „z krabice“

Je fér říct, že ERP z krabice není špatná volba. Pro mnoho firem může být naopak rozumným začátkem. Zvlášť tehdy, když firma potřebuje rychle pokrýt standardní agendu a její procesy nejsou příliš odlišné od běžného fungování jiných společností.


Hotové ERP dává smysl například tehdy, když:


V takové situaci může být hotové ERP rozumnou cestou. Problém ale nastává ve chvíli, kdy firma roste, procesy se komplikují a univerzální systém začne narážet na limity.


Kdy už ERP z krabice firmě nestačí

Na začátku může být hotové řešení dostačující, ale postupně se často ukáže, že firma funguje jinak, než jak byl systém navržen. Vznikají tabulky bokem, ruční přepisy dat, zvláštní obcházení pravidel a více nespojených nástrojů, které spolu nekomunikují tak, jak by měly.


Typické signály, že hotové ERP přestává stačit:


V takové chvíli začíná být zajímavou variantou vývoj informačního systému na míru, který lépe odpovídá reálnému fungování firmy.


Kdy se informační systém na míru opravdu vyplatí

Informační systém na míru se obvykle vyplatí tehdy, když má firma vlastní procesy, které jsou pro ni důležité, ale hotové ERP je neumí pokrýt dobře nebo bez zbytečných kompromisů. Často jde o kombinaci interních procesů, schvalování, návazností mezi odděleními, práce s dokumenty, zákaznických dat, automatizací a integrací.


Vývoj informačního systému na míru bývá vhodný hlavně tehdy, když:


Velkou výhodou je, že vývoj informačního systému na míru nevychází z obecného modelu pro tisíce firem, ale z konkrétního fungování vaší firmy. Díky tomu může systém přinést lepší přehled, efektivnější práci a výrazně menší provozní chaos.


Informační systém na míru vs. ERP z krabice: hlavní rozdíly

Při porovnání je dobré nesledovat jen první cenu, ale celý dopad na provoz firmy. Největší rozdíly bývají obvykle v těchto oblastech:


Flexibilita řešení

ERP z krabice nabízí funkce, které výrobce navrhl pro širší trh. Informační systém na míru je navržen podle konkrétních procesů firmy. Pokud potřebujete vlastní logiku, specifická pravidla nebo netypické workflow, bývá vlastní systém výrazně flexibilnější.


Integrace a návaznosti

U hotových ERP bývají integrace omezené nebo spojené s dalšími náklady. Podnikový informační systém na míru může být od začátku navržen tak, aby se propojil s účetnictvím, skladem, CRM, zákaznickým portálem, dopravci, API partnerů nebo jinými interními aplikacemi.


Uživatelská jednoduchost

Hotové ERP systémy často obsahují mnoho funkcí pro různé typy zákazníků, což může znamenat složitější prostředí. Informační systém na míru může obsahovat jen to, co vaši lidé opravdu potřebují. Výsledkem bývá jednodušší používání a méně chyb.


Dlouhodobé náklady

Hotové ERP může mít nižší počáteční cenu, ale v čase se mohou nasčítat licence, moduly, servisní poplatky, placené úpravy a doplňky. U systému na míru bývá vstupní investice vyšší, ale dlouhodobě může být výhodnější tam, kde šetří čas, omezuje ruční práci a lépe podporuje růst firmy.


Možnost rozvoje

Když firma roste, potřebuje systém rozšiřovat. U ERP z krabice je odkázaná na možnosti dodavatele a jeho roadmapu. U vlastního řešení může rozvoj probíhat podle reálných priorit firmy.


Nejde jen o cenu, ale o celkové náklady a dopad na provoz

Když firmy porovnávají informační systém na míru a ERP z krabice, často sledují hlavně pořizovací cenu. Ta je důležitá, ale sama o sobě nestačí. Důležitější je sledovat celkové náklady v čase.


Do rozhodování je dobré započítat i:


Právě zde se často ukazuje, že to, co na začátku vypadá levněji, nemusí být dlouhodobě výhodnější. Dobře navržený podnikový IS na míru může firmě vracet hodnotu průběžně v čase.


Informační systém na míru nemusí být obří projekt

Když se řekne vývoj informačního systému na míru, mnoho firem si představí dlouhý a drahý projekt. Ve skutečnosti ale často dává smysl začít menší první verzí, která pokryje nejdůležitější části, a další moduly rozšiřovat postupně.


Tento přístup bývá výhodný, protože:


Dobře navržený informační systém na míru pro firmu tak nemusí vzniknout celý najednou. Důležité je zvolit správný směr a rozumné priority.


Jak poznat, že je čas začít řešit vlastní IS

Existuje několik situací, které často ukazují, že firma už přerůstá možnosti standardního řešení a dává smysl uvažovat o vlastním systému.


Typickými signály bývají:


V takové chvíli má smysl alespoň orientačně prověřit, zda by informační systém na míru nebyl vhodnější než další lepení stávajícího řešení.


Proč je důležité navrhnout řešení pragmaticky

Rozhodnutí mezi ERP z krabice a informačním systémem na míru by nemělo být ideologické. Smyslem není tvrdit, že vlastní systém je vždy lepší. Důležité je vybrat variantu, která odpovídá aktuálním potřebám firmy, rozpočtu a očekávanému přínosu.


V Progity přistupujeme k projektům tak, že nejprve řešíme, co má systém firmě skutečně přinést. Někdy dává smysl menší interní aplikace, jindy modulární řešení, někdy propojení více nástrojů a někdy opravdu plnohodnotný vývoj informačního systému na míru. Cílem je navrhnout rozumné řešení bez zbytečně nafouknutého rozsahu a bez agenturní režie, kterou by klient platil navíc.


Jak udělat dobrý první krok

Pokud si nejste jistí, zda potřebujete ERP z krabice, nebo už dává větší smysl informační systém na míru, nejlepší je začít prakticky. Nejprve si ujasnit problém, cíle a hlavní procesy, které má systém řešit.


První krok může zahrnovat například:


Teprve potom dává smysl řešit přesnější návrh, rozsah a rozpočet. Díky tomu nevzniká systém „naslepo“, ale řešení, které odpovídá realitě firmy.


Jak si udělat první představu o ceně projektu

Ještě před detailnější konzultací bývá užitečné získat alespoň základní orientaci, zda řešíte menší interní aplikaci, modulární firemní systém nebo složitější vývoj informačního systému na míru s integracemi a automatizací.

Právě proto jsme v Progity připravili online kalkulačku ceny projektu, která pomůže získat první orientační odhad podle typu řešení, rozsahu funkcí a náročnosti projektu.


Kalkulačka nenahrazuje detailní analýzu ani finální nabídku, ale pomůže vám rychleji pochopit, jaký rozpočet může být realistický a zda ve vašem případě dává větší smysl hotové řešení, menší první verze nebo plnohodnotný informační systém na míru.


Co si z toho odnést

Podnikový IS na míru není automaticky lepší než ERP z krabice, ale pro mnoho firem může být výrazně vhodnější. Záleží hlavně na tom, jak moc jsou vaše procesy specifické, jaké návaznosti a integrace potřebujete a zda vás stávající řešení podporuje, nebo už spíše omezuje.

Informační systém na míru dává největší smysl tam, kde firma potřebuje větší flexibilitu, lepší propojení dat, omezení ruční práce a systém, který může růst spolu s ní. Naopak hotové ERP může být správná volba tam, kde firma potřebuje rychlý start a její potřeby jsou spíše standardní.


Důležité je nesledovat jen první cenu, ale hlavně celkové náklady a přínos pro firmu. Pokud si nejste jistí, nejlepší první krok bývá získat orientační představu o rozsahu a pak navrhnout řešení podle reálných potřeb firmy.


Často kladené otázky


Kolik stojí informační systém na míru?

Cena informačního systému na míru záleží na rozsahu, složitosti procesů, počtu rolí, integracích a automatizaci. Menší řešení může být výrazně levnější než rozsáhlý podnikový systém. Pro rychlý orientační odhad můžete využít naši online kalkulačku ceny projektu, která pomůže zjistit, jak velký projekt pravděpodobně řešíte.


Co je informační systém na míru?

Informační systém na míru je software navržený podle konkrétního fungování firmy. Oproti hotovému ERP se přizpůsobuje procesům, rolím, integracím a potřebám konkrétní společnosti.


Kdy se vyplatí vývoj informačního systému na míru?

Vývoj informačního systému na míru se vyplatí hlavně tehdy, když firma řeší specifické procesy, potřebuje propojit více systémů, chce omezit ruční práci a naráží na limity hotových řešení.


Je ERP z krabice levnější než informační systém na míru?

Na začátku často ano, ale ne vždy dlouhodobě. U hotového ERP se mohou nasčítat licence, moduly, servisní poplatky, náklady na úpravy a provozní neefektivita spojená s omezeními systému.


Jak poznám, že nám ERP z krabice už nestačí?

Typickými signály jsou ruční přepisování dat, používání tabulek mimo systém, složité nebo drahé úpravy, špatná návaznost mezi odděleními a pocit, že systém firmu spíše zpomaluje než podporuje.


Musí být informační systém na míru velký projekt?

Nemusí. V mnoha případech je rozumné začít menší první verzí systému, která pokryje nejdůležitější potřeby, a další moduly doplňovat postupně podle priorit a reálného používání.


Řešíte, zda pro vás dává smysl informační systém na míru?

Pokud řešíte:


Vyzkoušejte naši online kalkulačku ceny projektu a zjistěte orientační odhad během pár minut.



Online kalkulačka ceny projektu | Informační systém na míru | Software na míru vs. krabicové řešení