Kolik stojí CRM na míru a kdy se vyplatí oproti hotovému CRM

Mnoho firem v určité fázi řeší, zda jim stačí hotové CRM, nebo už dává větší smysl CRM na míru. Na začátku bývá univerzální řešení lákavé. Umožní rychlý start, nižší vstupní investici a základní evidenci obchodů, kontaktů a komunikace. Jakmile ale firma roste, má vlastní procesy, specifické workflow nebo potřebuje napojení na další systémy, začínají se objevovat limity, které hotové CRM neumí pokrýt dobře nebo bez dalších nákladů.

Právě tehdy se objevuje otázka: kolik stojí CRM na míru a zda se takové řešení vůbec vyplatí. Odpověď není jen o jedné částce. Záleží na tom, zda řešíte jednoduchou interní evidenci obchodních případů, pokročilé řízení obchodního procesu, automatizace, schvalování, reporting, klientský portál nebo napojení na ERP, účetnictví, e-mailing a další nástroje.

Při porovnání CRM na míru a hotového CRM je navíc důležité nesledovat jen pořizovací cenu. Rozdíl bývá i v tom, kolik stojí licence, úpravy, integrace, práce navíc kvůli omezením systému a jak dobře řešení podporuje reálné fungování firmy. Levnější varianta na začátku totiž nemusí být levnější dlouhodobě.

V tomto článku si ukážeme, kolik může stát CRM na míru, co cenu nejvíce ovlivňuje, kdy se vyplatí oproti hotovému řešení a podle čeho poznat, která cesta je pro vaši firmu rozumnější.

Co je CRM na míru a v čem se liší od hotového CRM

Hotové CRM je univerzální software určený pro širší skupinu firem. Obvykle nabízí správu kontaktů, obchodních případů, úkolů, aktivit, poznámek a někdy i marketingové nebo reportovací funkce. Pro mnoho firem může být na začátku dostačující.

CRM na míru je naopak řešení navržené podle konkrétního fungování firmy. Může zahrnovat vlastní obchodní workflow, specifické role uživatelů, schvalování, vlastní pole, automatizace, dokumenty, napojení na další systémy nebo specifickou logiku, kterou hotové CRM neumí bez kompromisů.

Rozdíl tedy není jen v tom, zda je systém „hotový“ nebo „vyvíjený“. Hlavní rozdíl je v tom, zda se firma přizpůsobuje CRM, nebo se CRM přizpůsobuje firmě.

Kolik stojí CRM na míru

Cena CRM na míru se může výrazně lišit podle rozsahu projektu. Jinou náročnost má menší interní evidence obchodních případů pro několik uživatelů a jinou robustnější systém s více rolemi, automatizací, reportingem a integracemi.

Orientačně se lze na vývoj CRM na míru dívat zhruba takto:

• jednodušší CRM nebo první menší verze systému: nižší stovky tisíc Kč
• středně rozsáhlé CRM s více procesy a integracemi: vyšší stovky tisíc Kč
• větší firemní CRM jako součást širšího interního systému: individuálně podle rozsahu

Přesnější částka vždy záleží na zadání. Důležité je, že CRM na míru se obvykle nestaví jako „jedna univerzální cena“, ale jako řešení podle konkrétních potřeb firmy. U řady projektů navíc dává smysl začít menší první verzí a systém postupně rozšiřovat podle priorit.

Co cenu CRM na míru ovlivňuje nejvíc

Při rozhodování je dobré vědět, co vlastně cenu nejvíce tvoří. Nejde jen o počet obrazovek nebo formulářů. Rozhodující bývá hlavně složitost procesů a návazností.

Počet a složitost procesů

Jinou cenu bude mít CRM, které jen eviduje kontakty a obchodní příležitosti, a jinou systém, který řeší více obchodních stavů, schvalování, práci více týmů, historii změn, interní návaznosti nebo automatické generování úkolů.

Role uživatelů a oprávnění

Pokud mají různí uživatelé vidět různá data, pracovat s různými částmi systému nebo schvalovat určité kroky, zvyšuje to náročnost návrhu i vývoje. U firemního CRM je ale právě tohle často důležité.

Integrace na další systémy

Cenu výrazně ovlivňuje i to, na co se má CRM napojit. Může jít o ERP, účetnictví, sklad, e-mailing, helpdesk, telefonii, podpisové služby, fakturaci, platební systémy nebo API partnerů. Právě integrace CRM na míru bývají častým důvodem, proč firmy volí vlastní řešení.

Automatizace a notifikace

Automatické vytváření úkolů, rozesílání e-mailů, změny stavů, připomínky, interní upozornění nebo návazné akce podle obchodní logiky mohou firmě ušetřit hodně času, ale zvyšují náročnost řešení.

Reporting a přehledy

Některé firmy potřebují jen základní přehled obchodů, jiné detailní dashboardy, vlastní filtry, exporty, KPI, výkon obchodníků nebo návaznosti na další data. I to má vliv na výsledný rozsah projektu.

Proč může být hotové CRM na začátku levnější, ale dlouhodobě dražší

Hotové CRM často působí jako levnější varianta, protože nevyžaduje vyšší počáteční investici. Firma si vybere tarif, založí účty a začne systém používat. Jenže skutečné náklady nejsou jen o měsíční licenci.

Dlouhodobě se mohou nasčítat například:

• licence za uživatele
• příplatky za pokročilé moduly
• placené integrace a doplňky
• omezení systému, kvůli kterým vzniká ruční práce navíc
• nutnost používat několik nástrojů místo jednoho řešení
• čas ztracený přepisováním dat nebo obcházením limitů systému

Právě v takové chvíli začne dávat smysl uvažovat, zda by CRM na míru pro firmu nebylo dlouhodobě efektivnější.

Kdy se CRM na míru opravdu vyplatí

Vývoj CRM na míru má největší smysl tehdy, když firma neřeší jen „evidenci kontaktů“, ale potřebuje, aby CRM opravdu podporovalo její konkrétní obchodní nebo provozní procesy.

CRM na míru bývá vhodné zejména tehdy, když:

• vaše obchodní workflow je specifické
• potřebujete napojit CRM na další firemní systémy
• hotové CRM nutí tým pracovat nepřirozeně nebo složitě
• potřebujete specifická oprávnění, pole, logiku nebo automatizace
• řešíte více týmů, poboček nebo návazných procesů
• chcete mít systém, který může růst spolu s firmou

V takové situaci bývá vlastní řešení výhodné nejen funkčně, ale často i finančně v delším horizontu.

Kdy naopak může stačit hotové CRM

Je fér říct, že ne každá firma potřebuje hned vlastní systém. Hotové CRM může být rozumná volba zejména tehdy, když firma potřebuje rychle pokrýt standardní agendu a její procesy nejsou příliš specifické.

Hotové CRM dává smysl hlavně tehdy, když:

• potřebujete rychlý start bez větší počáteční investice
• řešíte běžný obchodní proces bez složitých návazností
• zatím nepotřebujete větší integrace a automatizace
• firma je menší a procesy se ještě vyvíjejí
• chcete si nejprve ověřit, co vlastně od CRM očekáváte

Důležité ale je průběžně sledovat, zda systém firmu pořád podporuje, nebo už ji začíná brzdit.

Jak poznat, že hotové CRM už firmě nestačí

Existuje několik typických signálů, že univerzální řešení přestává být dostatečné. Tyto situace bývají častým impulzem pro vývoj CRM na míru pro firmy.

Varovné signály mohou být například:

• obchodní tým si pomáhá tabulkami mimo CRM
• část procesu se řeší e-mailem, ručně nebo v jiných nástrojích
• v systému chybí logika, kterou firma skutečně potřebuje
• uživatelé si stěžují, že je práce v CRM zdržuje
• napojení na další systémy je složité, omezené nebo drahé
• firma platí za funkce, které nepotřebuje, a chybí jí ty důležité

V takové chvíli je dobré začít řešit nejen to, co systém umí dnes, ale i to, co by měl firmě přinášet do budoucna.

CRM na míru nemusí znamenat obří projekt

Když se řekne CRM na míru, řada firem si představí dlouhý, drahý a složitý projekt. Ve skutečnosti ale často dává smysl začít menší první verzí, která pokryje to nejdůležitější, a další části doplňovat postupně.

Tento přístup bývá výhodný, protože:

• snižuje vstupní investici
• umožní rychlejší spuštění první verze
• firma si ověří, co jí opravdu přináší hodnotu
• další rozvoj už vychází z reálného používání systému

Dobře navržené CRM na míru pro firmy tak nemusí vzniknout celé najednou. Důležité je nastavit správný směr a rozumné priority.

Jak přemýšlet o návratnosti investice

U CRM na míru je užitečné dívat se nejen na cenu vývoje, ale i na to, co firmě systém přinese. Typicky jde o úsporu času, menší chybovost, lepší dohledatelnost informací, rychlejší obchodní proces a lepší přehled o výkonu týmu.

Návratnost může přicházet například z toho, že:

• obchodníci tráví méně času administrativou
• firma lépe hlídá obchodní příležitosti
• méně dat se ztrácí nebo přepisuje ručně
• vedení má rychleji dostupná data pro rozhodování
• systém omezuje chaos mezi obchodem, realizací a podporou

Právě proto se vyplatí dívat se na cenu CRM na míru v širším kontextu, ne jen jako na jednorázovou položku.

Jak si udělat první představu o ceně CRM

Ještě před detailnější konzultací bývá užitečné získat alespoň základní orientaci, zda řešíte menší CRM, interní systém nebo složitější aplikaci s více návaznostmi a integracemi.

Právě proto jsme v Progity připravili online kalkulačku ceny CRM projektu, která pomůže získat první orientační odhad podle typu řešení, rozsahu funkcí a náročnosti projektu.

Kalkulačka nenahrazuje detailní analýzu ani finální nabídku, ale pomůže vám rychleji pochopit, jaký rozpočet může být realistický a zda ve vašem případě dává větší smysl hotové řešení, menší první verze nebo plnohodnotné CRM na míru.

Co si z toho odnést

Kolik stojí CRM na míru nelze shrnout jednou univerzální částkou. Cena záleží na rozsahu, složitosti procesů, integracích, automatizaci i tom, jak velkou část firemního fungování má systém pokrýt.

Pro některé firmy bude správná cesta hotové CRM. Pro jiné začne být časem výhodnější CRM na míru, protože lépe podporuje jejich obchodní proces, omezuje ruční práci, propojuje systémy a roste spolu s firmou.

Důležité je nesledovat jen první cenu, ale hlavně celkové náklady a přínos pro firmu. Pokud si nejste jistí, nejlepší první krok bývá získat orientační představu o rozsahu a pak řešení navrhnout podle reálných potřeb firmy.

Často kladené otázky

Kolik stojí CRM na míru?

Cena CRM na míru záleží hlavně na rozsahu, složitosti procesů, počtu rolí, integracích a automatizaci. Jednodušší řešení může začínat v nižších stovkách tisíc korun, rozsáhlejší CRM bývá dražší podle konkrétního zadání.

Kdy se vyplatí CRM na míru oproti hotovému CRM?

CRM na míru se vyplatí hlavně tehdy, když má firma specifické obchodní procesy, potřebuje vlastní workflow, automatizace, integrace na další systémy nebo naráží na limity univerzálních CRM nástrojů.

Je hotové CRM vždy levnější než CRM na míru?

Na začátku často ano, ale ne vždy dlouhodobě. U hotového CRM se mohou nasčítat licence, placené moduly, doplňky, integrace a náklady spojené s ruční prací navíc kvůli omezením systému.

Má smysl začít CRM na míru menší první verzí?

Ano, velmi často. Menší první verze pomůže rychleji spustit klíčové funkce, snížit vstupní investici a další rozvoj pak stavět na reálných zkušenostech z používání systému.

Jak poznám, že nám hotové CRM už nestačí?

Typickými signály jsou práce v tabulkách mimo CRM, ruční přepisování dat, chybějící logika procesu, složité nebo drahé integrace a pocit, že systém firmu spíše zpomaluje než podporuje.

Řešíte, zda pro vás dává smysl CRM na míru?

Pokud řešíte:

• obchodní proces a evidenci příležitostí
• specifické workflow a schvalování
• napojení CRM na ERP, účetnictví nebo další systémy
• automatizaci obchodních a interních procesů
• nebo hledáte rozumný způsob, jak navrhnout vlastní CRM pro firmu

Vyzkoušejte naši online kalkulačku ceny CRM projektu a zjistěte orientační odhad během pár minut.

Zjistit cenu CRM online

Online kalkulačka ceny CRM | Software na míru vs. krabicové řešení | Jak připravit zadání na software na míru