Blog Progity.com

Jak připravit zadání na software na míru, aby šly nabídky dodavatelů opravdu porovnat


Jak připravit zadání na software na míru

Když firma poptává software na míru, často osloví více dodavatelů a čeká, že dostane několik nabídek, které půjdou jednoduše porovnat. V praxi ale bývá realita jiná. Jeden dodavatel nacení jen základ, druhý počítá i analýzu a testování, třetí navrhne úplně jiný rozsah a čtvrtý postaví nabídku na jiných předpokladech. Výsledkem jsou částky, které se výrazně liší, ale bez bližšího kontextu vlastně není jasné proč.

Právě proto je důležité dobře připravit zadání na software na míru. Ne proto, abyste museli dopředu přesně navrhnout celý systém, ale proto, aby dodavatelé vycházeli ze srovnatelných informací a jejich nabídky šly opravdu porovnat. Čím lépe je popsaný problém, cíle, hlavní funkce a očekávání, tím větší šance, že dostanete použitelný návrh řešení a ne jen několik čísel, která si navzájem neodpovídají.

Mnoho firem se přitom zbytečně obává, že bez technické specifikace nemá smysl poptávku posílat. To ale není pravda. Dobré zadání vývoje softwaru na míru nemusí být složitý analytický dokument. Důležité je hlavně srozumitelně popsat, co dnes nefunguje, čeho chcete dosáhnout a co má nový systém přinést.

V tomto článku si ukážeme, jak připravit zadání na software na míru, co by v něm nemělo chybět, proč není potřeba psát stovky technických detailů a jak si zajistit, aby nabídky dodavatelů byly co nejvíce porovnatelné po obsahové, technické i rozpočtové stránce.


Proč bývají nabídky na software na míru tak rozdílné

U vývoje softwaru na míru pro firmy není neobvyklé, že se nabídky různých dodavatelů liší i o desítky procent. To samo o sobě ještě nemusí znamenat, že je někdo drahý a někdo levný. Často jen každý vychází z jiného pochopení zadání, jiného rozsahu a jiných předpokladů.


Jeden dodavatel může do nabídky započítat analýzu, návrh architektury, testování, nasazení i rezervu na změny. Jiný nacení jen samotný vývoj. Někdo počítá se základní verzí systému, jiný už automaticky zahrne pokročilejší workflow, oprávnění, integrace nebo administraci. Bez kvalitního zadání pak firma porovnává částky, které ve skutečnosti neporovnávají totéž.


Dobře připravené zadání na software na míru pomáhá tenhle problém výrazně omezit. Dodavatelé dostanou stejný základ a je mnohem větší šance, že jejich nabídky budou vycházet ze srovnatelného rozsahu.


Co je cílem dobrého zadání na software na míru

Smyslem zadání není napsat hotovou technickou dokumentaci ani navrhnout systém za dodavatele. Cílem je dát dostatek informací k tomu, aby mohl kvalitní partner pro vývoj softwaru pochopit váš problém, navrhnout vhodné řešení a vytvořit smysluplný odhad.


Dobré zadání by mělo pomoct odpovědět hlavně na tyto otázky:


Čím jasněji toto popíšete, tím lépe se dodavatel zorientuje a tím větší šance je, že jeho nabídka nebude postavená na domněnkách.


Nezačínejte seznamem funkcí, ale problémem a cílem

Mnoho firem připravuje zadání pro vývoj softwaru na míru tak, že začne výčtem funkcí. To je pochopitelné, ale často to vede k tomu, že se řešení začne skládat mechanicky bez pochopení širšího kontextu. Dobrý dodavatel přitom potřebuje nejprve rozumět tomu, co má systém firmě skutečně přinést.


Na začátku je proto užitečnější popsat například:


Teprve na tomto základě má smysl přidávat konkrétní funkce. Samotný seznam požadavků bez kontextu totiž často vede k méně přesnému návrhu i méně efektivnímu řešení.


Co by mělo v zadání určitě být

Dobrý základ pro zadání na software na míru nemusí být dlouhý, ale měl by obsahovat několik klíčových oblastí. Právě ty pomáhají, aby dodavatelé vycházeli z podobného rámce.


1. Stručný popis firmy a kontextu

Dodavatel potřebuje chápat alespoň základní fungování firmy. Není nutné psát dlouhé firemní představení, ale užitečné je stručně vysvětlit, čemu se firma věnuje, jak velký je tým, jaký typ agendy řeší a proč se nový systém vůbec zvažuje.


2. Popis současného stavu

Je dobré popsat, jak fungujete dnes. Jaké nástroje používáte, co se vede ručně, co je v Excelu, co chodí e-mailem, kde se přepisují data a kde vznikají problémy. Právě tady často vzniká nejdůležitější podklad pro návrh vhodného řešení.


3. Hlavní cíle projektu

Co má nový software změnit? Má zrychlit práci? Omezit chyby? Propojit oddělené procesy? Zpřehlednit data? Umožnit růst firmy? Cíle projektu pomáhají dodavateli pochopit, co je opravdu důležité a co je jen doplněk.


4. Uživatelé a role

Je užitečné uvést, kdo bude systém používat. Jiný pohled bude mít administrátor, jiný obchodník, jiný skladník a jiný zákazník v portálu. Už základní rozdělení rolí výrazně pomůže při návrhu rozsahu i struktury systému.


5. Klíčové funkce a procesy

Tady už dává smysl popsat, co má systém umět. Ideálně ne formou nekonečného seznamu přání, ale jako přehled hlavních oblastí. Například evidence zakázek, schvalování, plánování, správa dokumentů, exporty, notifikace, napojení na účetnictví nebo zákaznický portál.


6. Integrace a návaznosti

Pokud má nový systém komunikovat s jinými nástroji, je důležité to zmínit. Může jít o účetní systém, ERP, CRM, dopravce, platební bránu, API partnerů, interní databáze nebo jiné firemní aplikace. U zakázkového softwaru bývají integrace často zásadní součástí rozpočtu i složitosti řešení.


7. Priority

Ne všechno musí vzniknout hned v první fázi. Pokud umíte rozlišit, co je nutné od začátku a co může počkat, pomůže to dodavatelům připravit realističtější návrh. Zároveň tím zvýšíte šanci, že nabídky budou stavět na podobném rozsahu první verze.


8. Očekávání ohledně termínu a rozpočtu

Nemusíte přesně znát finální rozpočet, ale je užitečné naznačit, zda hledáte menší první verzi, dlouhodobý rozvoj, nebo komplexnější projekt. Stejně tak pomůže informace, zda je termín pevný, orientační nebo závislý na jiných faktorech.


Jak psát zadání tak, aby šly nabídky opravdu porovnat

Pokud chcete, aby nabídky dodavatelů byly co nejvíce srovnatelné, je dobré poslat všem stejný základ a požádat je o podobnou strukturu odpovědi. Tím výrazně snížíte riziko, že každý pošle úplně jiný typ nabídky.


Prakticky pomáhá, když požádáte dodavatele například o:


Díky tomu nebudete porovnávat jen jednu částku proti druhé, ale i obsah nabídky, přístup dodavatele a míru pochopení projektu.


Co do zadání raději nedávat nebo nepřeceňovat

Při přípravě zadání na software na míru je užitečné soustředit se na podstatné věci. Některé části firmy zbytečně zatěžují a přitom nepomáhají k lepšímu porovnání nabídek.


Zbytečně nekomplikujte zadání například tím, že:


Cílem není vytvořit komplikovaný dokument, ale jasný a použitelný podklad pro návrh řešení.


Proč je důležité rozlišit první verzi a budoucí rozvoj

Jedním z nejčastějších důvodů, proč se nabídky špatně porovnávají, je to, že každý dodavatel si jinak představí rozsah první verze systému. Někdo počítá jen s minimem, jiný do nabídky zahrne i pokročilé části, které by ve skutečnosti mohly vzniknout až později.


Proto je dobré už v zadání naznačit, co má být:


To pomáhá nejen lepšímu porovnání nabídek, ale i rozumnějšímu návrhu projektu. V mnoha případech totiž není potřeba vyvíjet všechno najednou. Menší první verze systému může být rychlejší, levnější a přitom firmě přinese hodnotu dřív.


Jak poznat, že dodavatel zadání opravdu pochopil

Kvalitní partner pro vývoj softwaru nevrátí jen cenu. Poznáte ho i podle toho, jak o projektu přemýšlí. Dobrá nabídka by měla ukázat, že dodavatel pochopil váš problém, umí identifikovat klíčové části zadání a dokáže upozornit i na rizika nebo nejasnosti.


Dobré signály jsou například tyto:


Naopak varovné je, když dodavatel pošle rychlou částku bez otázek, bez vysvětlení a bez snahy pochopit širší kontext projektu.


Má smysl chtít hned finální cenu?

To záleží na typu projektu. U menších a jasně definovaných zadání to často možné je. U složitějších systémů ale bývá rozumnější chtít nejprve orientační odhad a návrh dalšího postupu. Přesná finální cena bez hlubšího pochopení projektu bývá spíš iluze než jistota.


U větších projektů je často nejpraktičtější postup:


Takový postup bývá mnohem bezpečnější než tlačit na „pevnou konečnou cenu“ v situaci, kdy projekt ještě není dostatečně rozkrytý.


Proč může být menší zkušený tým výhoda i při přípravě zadání

Při poptávce software na míru pro firmy je důležité nejen samotné zadání, ale i to, kdo vám s jeho dopracováním pomůže. Menší zkušený tým často nabídne přímější komunikaci, rychlejší orientaci v problému a praktičtější pohled na to, co je opravdu důležité řešit hned a co může počkat.


V Progity se snažíme projekt nejprve pochopit po byznysové i praktické stránce. Nesnažíme se klienta zahlcovat zbytečně složitým procesem ani nafukovat rozsah projektu jen proto, aby nabídka vypadala „větší“. Cílem je připravit takové řešení, které dává smysl funkčně, technicky i rozpočtově a které půjde rozumně dodat bez zbytečné agenturní režie.


Jak si udělat první představu o rozsahu a ceně

Ještě před detailnější poptávkou bývá užitečné získat alespoň základní orientaci, zda řešíte menší interní aplikaci, zákaznický portál, modulární systém nebo složitější vývoj softwaru na míru s integracemi a automatizací.

Právě proto jsme v Progity připravili online kalkulačku ceny projektu, která pomůže získat první orientační odhad podle typu řešení, rozsahu funkcí a náročnosti projektu.


Kalkulačka nenahrazuje detailní analýzu ani finální nabídku, ale pomůže vám lépe pochopit, jak velký projekt pravděpodobně řešíte a jaký rozpočet může být realistický ještě před oslovením více dodavatelů.


Co si z toho odnést

Zadání na software na míru nemusí být složitý technický dokument. Důležité je hlavně srozumitelně popsat problém, cíle, klíčové procesy, uživatele, priority a návaznosti na další systémy. Právě to je nejlepší základ pro to, aby dodavatelé pochopili stejný rámec projektu a jejich nabídky šly opravdu porovnat.

Čím lepší zadání připravíte, tím menší je riziko, že budete porovnávat nesrovnatelné. Nejde jen o cenu, ale i o obsah nabídky, přístup dodavatele, návrh řešení a realistické pochopení rozsahu.


Pokud si nejste jistí, jak zadání připravit, často pomůže i první konzultace nebo základní orientace v rozsahu projektu. Důležité je začít prakticky a soustředit se na to, co má nový software firmě skutečně přinést.


Často kladené otázky


Co má obsahovat zadání na software na míru?

Zadání by mělo obsahovat popis firmy a kontextu, současný stav, hlavní cíle projektu, typy uživatelů, klíčové funkce, integrace, priority a základní očekávání ohledně termínu nebo rozpočtu.


Musím mít technickou specifikaci, abych mohl poptat software na míru?

Nemusíte. Ve většině případů stačí srozumitelně popsat problém, cíle a hlavní procesy. Návrh technického řešení by měl být součástí práce kvalitního dodavatele.


Proč se nabídky dodavatelů na software na míru tak liší?

Často proto, že každý dodavatel vychází z jiného pochopení zadání, jiného rozsahu a jiných předpokladů. Bez kvalitního zadání firma často porovnává nabídky, které ve skutečnosti neřeší totéž.


Má smysl chtít hned přesnou finální cenu?

U menších projektů často ano. U složitějších systémů je ale obvykle rozumnější chtít nejprve orientační odhad a návrh dalšího postupu, protože bez hlubšího pochopení projektu bývá přesná cena zavádějící.


Jak zajistit, aby šly nabídky dodavatelů lépe porovnat?

Pomáhá poslat všem stejné zadání a požádat je o podobnou strukturu nabídky, například včetně rozsahu, předpokladů, rizik, návrhu řešení a rozdělení první fáze a dalších etap.


Chcete si udělat lepší představu, co váš projekt obnáší?

Pokud řešíte:


Vyzkoušejte naši online kalkulačku ceny projektu a zjistěte orientační odhad během pár minut.



Online kalkulačka ceny projektu | Jak vybrat dodavatele software | Software na míru vs. krabicové řešení